Denna webbplats använder cookies för att ditt besök ska fungera bättre.

Vi använder enhetsidentifierare för att med hjälp av Google Analytics analysera vår trafik för att optimera innehållet på denna webbplats. Detta innebär också att vi vidarebefordrar identifierare och annan information från din enhet till Google. Läs mer

Dessa kan i sin tur kombinera informationen med annan information som du har tillhandahållit eller som de har samlat in när du har använt deras tjänster. Vill du inte att information skickas till Google så finns det sätt att blockera detta i din webbläsare. Vi använder även cookies för att förbättra användarupplevelsen. Du kan enkelt ta del av, blockera och avlägsna lagrade cookies om så önskas via inställningar i din webbläsare.

Acceptera alla cookies

Bättre överblick och planering med nytt system

Vid
UDK, Umeå Datakonsulter, är det konsulterna Fredrik Grönlund och Bengt Wass som sett till så att NCC fått ett väl fungerande supportsystem.

Vid NCC har de som sin främsta kontakt haft Stina Kyllerman, som arbetat på gruppen för administrativa system inom NCC med ServiceDesk Plus i ett par år. Hon berättar att man inom hennes grupp är mycket nöjd med det system som UDK har levererat. Nu får man en bättre kontroll över de ärenden som kommer in samtidigt som alla i gruppen hela tiden kan hålla sig uppdaterade om vilka frågor som just för tillfället är aktuella och om eventuella driftstörningar.

– Tidigare fick vi många personliga telefonsamtal men nu kommer alla ärenden istället direkt in i systemet och det gör att vi får bättre överblick och kan planera arbetet bättre, säger Stina Kyllerman.

Heltäckande ärendehanteringssystem

Gruppen för administrativa system var den första avdelningen som började använda ServiceDesk Plus. Det är en mindre grupp om 13 medarbetare som arbetar med it-ärenden i nära anslutning till den större avdelningen NCC Business Services (NBS) som hanterar tjänster inom ekonomi.

I och med att båda avdelningarna har börjat använda ServiceDesk Plus har man fått ett heltäckande ärendehanteringssystem som ger ett mycket gott stöd för samarbetet mellan handläggarna vid de olika avdelningarna. De frågor som kommer in till NBS rör främst frågor om fakturor och ekonomisk uppföljning.

Ärenden som berör it-verksamheten slussar man vidare till gruppen för administrativa system. Exempel på sådana ärenden handlar om behörighet till systemen, felmeddelanden och problem med mjukvaror och applikationer. Tack vare ServiceDesk Plus sköts överlämningen enkelt och okomplicerat och risken för att ärenden hamnar mellan stolarna är så gott som utesluten.

Ger bättre överblick

Vid den mindre gruppen som sköter de administrativa systemen har ServiceDesk Plus stärkt den överblick som krävs av alla handläggare som sköter inkommande ärenden. Vid NBS är gruppen medarbetare långt fler med över 100 handläggare. Här kan utmaningen vara större eftersom en större avdelning har fler handläggare att hålla reda på. Med ett stort antal handläggare som är inne och jobbar i systemet ökar kraven på gemensamma enkla rutiner att följa för ärendehanteringen.

Här har man dock märkt att ServiceDesk Plus ger ännu större fördelar eftersom vinsten med gemensam överblick blir än mer tydlig vid en stor avdelning.  Vid NBS har man också arbetat mycket aktivt med att få användarna ute i företaget som rapporterar in ärenden att använda systemet och inte exempelvis ringa in till sina personliga kontakter.

Fler avdelningar ansluter sig

Ett tecken på att ServiceDesk Plus passar mycket bra för NCC är att fler avdelningar inom företaget nu väljer att börja använda systemet. De första som tog sig an det var gruppen Administrativa system, där Stina Kyllerman ingår. Därefter anslöt sig NBS som har hand om ekonomifrågor inom NCC. Nu står två nya avdelningar på tur. Gruppen för entreprenadsystem har meddelat att de vill kliva in i systemet liksom gruppen för infrastrukturfrågor som handlägger ärenden kring webbaccess, nätverk och andra direkt it-relaterade områden.

Eftersom flera av avdelningarna anlitar externa konsulter innebär ServiceDesk Plus också
en större trygghet i hanteringen av ärenden som hamnar hos dessa konsulter. Frågor och kontakter som tidigare har legat utanför NCC kommer nu in i det egna systemet via ServiceDesk Plus vilket gör att det inte behöver bli något bortfall av ett ärendes historia om man byter konsulter.

Backar upp varandra

– Vi backar också upp varandra bättre med det här systemet eftersom inga ärenden kan fastna
hos en enskild. Det gör även att hanteringen över semestrar och ledigheter flyter på mycket lättare, fortsätter hon. Stina Kyllerman påpekar också att man med ServiceDesk Plus har fått en bättre arbetsmiljö.

Eftersom det inte ringer lika mycket i telefonerna blir ljudnivån lägre i det kontorslandskap där Stina Kyllermans grupp sitter. Det är något som alla uppskattar.

– Vi är mycket nöjda med det stöd vi får från UDK kring uppgraderingar och förfrågningar. Vi har en nära kontakt och kommer att ha stor hjälp av dem framöver också, säger Stina Kyllerman.

Text och foto: Mikael Hansson

Sök till Uminova Innovation

Vi är alltid på jakt efter fler västerbottniska affärsidéer att boosta. Om du har en, som du tror på och inte kan släppa, så kan du ansöka om vårt affärsstöd. Det tar bara 10 minuter. Vi hör av oss till dig och berättar om och hur vi kan hjälpa dig bäst. Ps. Vi arbetar under full sekretess.