Bostaden och COS Systems
Bostadens it-chef Håkan Holmström och it-arkitekt Jakob Sundell ser till att hålla bostadsbolagets it-system i topptrim.

Automatiska system effektivt för Bostadens it

Effektiv it gynnar inte bara Bostadens administrativa arbete utan underlättar också för hyresgästerna. En av de verkliga grundbultarna i Bostadens it-system är det helautomatiska provisioneringssystemet COS.

Det kommunalägda AB Bostaden har cirka 15 400 lägenheter i Umeåregionen. Med cirka 170 anställda och en omsättning på närmare en miljard kronor i årliga hyresintäkter räknas det som ett av Sveriges större kommunala bostadsföretag. Dotterbolaget Kommunicera AB fungerar som kommunikationsoperatör i Bostadens öppna bredbandsnät.

I en studentstad som Umeå sker en stor mängd omflyttningar varje månad, vilket förstås ger en hel del administrativt arbete för att hantera in- och utflyttande hyresgäster samt tillhörande internet- och ip-telefoniabonnemang.

För att få veta lite mer om hur Bostaden effektiviserat sin verksamhet med hjälp av skräddarsydda system fick InfoTech Umeå en pratstund med it-chefen Håkan Holmström och it-arkitekten Jakob Sundell.

Först i Sverige

Med en stor mängd fastigheter är det lätt att se fördelarna med att låta it spela en central roll i verksamheten och det har Bostaden också tidigt tagit fasta på.

– Vi var faktiskt först i landet bland kommunägda bostadsbolag med ett tp-baserat bredbandsnät i våra hyresbostäder. Bostadsnätet gick i drift redan sommaren 1994, berättar Håkan Holmström som kommer ihåg att Umeå kommun då hyrde in sig på Bostadens nät med en webbplatsserver ute på Umedalen.

Därefter följde en snabb utbyggnad för studentboenden och kort därpå anslöts vanliga hushåll. Bostaden var även tidigt ute med att själva köra sina interna system på samma nät som sina hyresgäster.

COS ledde vägen

En grundbult i bolagets it-system är det helautomatiserade provisioneringssystemet COS som utvecklas av det lokala företaget COS Systems AB. Med systemet får hyresgästen via en webbportal själv välja, byta och avsluta sitt internetabonnemang från de leverantörer som erbjuder tjänsterna.

– Det som gör vårt nät lite mer säreget är just COS. Allt sker automatiskt och trots stora mängder studentomflyttningar är vi bara tre anställda som har hand om hela nätet. Med manuell hantering skulle vi säkert behövt tio anställda till, menar Håkan Holmström.

Sedan Bostaden tog COS i drift för första gången runt millennieskiftet har systemet förändrats en hel del genom åren. Automatprovisioneringen infördes 2002 men omarbetades helt runt 2008 i samband med att Bostadens dotterbolag Kommunicera omformades från internetleverantör till kommunikationsoperatör i det som nu är ett öppet nät med ett flertal fristående internetoperatörer. Det ger kunderna valfrihet samtidigt som COS automatiserar hanteringen.

Bostaden och COS Systems

Bostadens hyresgäster kan snabbt och enkelt välja bredbandsleverantör direkt i webbläsaren, tack vare det helautomatiska provisioneringssystemet COS.

Snabbare bredband

Trots att fibernätet i Umeå är väl utbyggt har Bostaden börjat uppgradera sitt nätverk för att nå ännu högre hastigheter. Uppgraderingen kan komma väl till pass eftersom trafiken i Bostadens nät ska ha ökat med en tredjedel de senaste två åren.

– COS underlättar mycket också vid uppgraderingsarbetet. Om vi byter några  switchar i nätet kopierar COS den gamla konfigurationen till den nya switchen. När teknikern väl byter hårdvaran konfigureras allt automatiskt. Systemet övervakar även att teknikern kopplat rätt, förklarar it-arkitekt Jakob Sundell.

Till våren ska cirka 1000 switchar vara utbytta och då kan hyresgästerna beställa internetuppkoppling på upp till en gigabit per sekund, från de operatörer som vill tillhandahålla det.

Skräddarsytt passar bäst

– COS som provisioneringssystem är överlägset på marknaden. I dag kanske det finns liknande lösningar att köpa men när vi började saknade COS helt motsvarighet, säger Håkan Holmström som dock inte sticker under stolen med att utvecklingen kostat en del. Å andra sidan har Bostaden nu en skräddarsydd lösning som uppfyller alla önskade krav.

– Det blir optimerat. Vi får det vi behöver och slipper onödig overhead. Visst kan det kosta både tid och pengar men resultatet är värt det. Ekonomiskt går bredbandsnätet bra och effektiv it resulterar i en effektiv organisation, konstaterar Jakob Sundell.

Köper gärna lokalproducerat

Bostaden har även beställt flera andra lösningar från lokala företag för att optimera sin verksamhet. Bland annat var Bostaden först ut bland landets kommunala bolag att börja använda ett automatiserat uthyrningssystem för sina lägenheter, inklusive möjligheten att signera hyresavtal digitalt.

Utvecklingen av företagets fastighetssystem har gjorts i samarbete med Umefast och Bostaden använder också system för beslutsstöd och hyressättning från umeåföretaget Trimma affärsutveckling.

– Genom att starta utvecklingen och beställa de första versionerna av en specifik lösning som sedan utvecklats till standardprodukter har vi bidragit till uppbyggnaden av tre lokala it-bolag.  Det gynnar både Umeå och oss själva som får exakt den produkt vi är ute efter, säger Håkan Holmström.

Framtida planer

När det gäller framtiden säger sig Bostaden inte vara främmande för att gå över till mer etablerade standardsystem, men så länge fördelarna med egenutvecklade lösningar överväger lär de fortsätta i samma spår som hittills.

Bostaden ingår även i en projektgrupp som leds av AC-Net, med målsättningen att ta fram ett länstäckande provisioneringssystem för IP-TV, något som inte finns i dag. Det unika med en sådan lösning är att det skulle bli en öppen tjänsteplattform för exempelvis samhällstjänster. Hur det projektet avlöper lär vi garanterat få höra mer om framöver.

Text och foto: Anders Magnusson