Satsning för fler små techbolag i upphandlingar
Rekordmånga bolag lämnade anbud när Region Västerbotten köpte stödsystem. Metoden som användes tros underlätta för startups att göra affärer med offentlig sektor.
Säg upphandling och många små bolag får rysningar. Det är både krångligt och svårt att veta om man prickat rätt. Få deltar, vilket blivit ett problem för offentliga verksamheter i behov av tekniska innovationer. Region Västerbotten vill att fler små bolag ska lämna anbud när organisationen upphandlar. Därför testade man så kallat förhandlat förfarande när man skulle köpa in ett nytt digitalt resursplaneringssystem.
Förhandlat förfarande är en upphandlingsmetod som tillåter dialog mellan leverantör och köpare. Bolaget kan förbättra och anpassa sitt erbjudande under pågående process, vilket inte är möjligt eller tillåtet i en vanlig upphandling.
– Vi behöver använda förhandling oftare i upphandling. I synnerhet när vi köper in ny teknik eftersom systemen idag är komplexa. Genom att förhandla och samverka med leverantörer så ökar förståelsen för vad köparen verkligen behöver och vad leverantörerna verkligen har att erbjuda. Att förhandla är en form av testyta och det gynnar så väl små som stora företag, men framförallt innovationskraften, säger Sara Lewerentz, digitaliserings- och teknikdirektör (på bilden).
Succé i utvärderingen
Resultatet är slående. Vanligtvis får Region Västerbotten in noll till tre anbud när det kommer till den här typen av inköp. I upphandlingen av resursplaneringsverktyget fick man in 14 stycken. Man hoppas nu att fler offentliga verksamheter nationellt ska inspireras.
– Deltagarna tycker att det här varit en av de bästa upphandlingar de varit med i, just eftersom de fått så mycket feedback från en möjlig köpare. Även om de inte vann affären har de lärt sig mycket och stärkt sitt erbjudande, säger Jenny Ferry, innovationsledare.
Uminova Innovations vd Nils-Olof Forsgren har länge varit en förespråkare för att göra det lättare för små bolag som startups att tävla med de stora spelarna när stora offentliga verksamheter ska göra viktiga affärer.
– Region Västerbotten visar att de förstår att innovativa uppstickare behövs för att lösa tekniska utmaningar. Om fler gör så här så blir det inte bara lättare för offentliga verksamheter att hitta bästa lösningen på marknaden och för småbolag att landa viktiga kunder. Det innebär också att båda parter genom samarbete får viktiga insikter som de tar med sig i det fortsatta utvecklingsarbetet, säger han.
5 tips på smart upphandlingsspan
- Prenumerera på så kallad RFI (Request for Information) om du inte redan gör det. Till exempel E-avrop eller annan plattform. Då får du mejl varje gång en upphandling på ditt område är på gång.
- Genom RFI kan du ställa frågor innan upphandlingar kommer ut, vilket kan gynna ditt bolag. Exempelvis, ”Har ni tänkt på att genomföra kommande upphandlingen som ett förhandlat förfarande?”
- Du kan också prenumerera på upphandlingar i hela EU genom plattformen TED. Är du osäker på hur, ta hjälp av exempelvis Enterprise Europe Network Västerbotten.
- Be en kunnig om hjälp första gången du svarar på en upphandling.
- Väldigt få bolag svarar på upphandlingar, så chansen att lyckas är större än du tror.
Kolla in Region Västerbottens film om piloten med förhandlat förfarande här: